Interface entre a memória
organizacional e a gestão do conhecimento: observações no arquivo do SEBRAE –
PB
The interface between organizational memory and
knowledge management: observations in the SEBRAE archive – PB
Interfaz entre la memoria
organizativa y la gestión
del conocimiento: observaciones
en el archivo SEBRAE - PB
Rayan Aramís de
Brito Feitoza
Universidade Federal da Paraíba(UFPB)
Brasil
Emeide Nóbrega Duarte
Universidade Federal da Paraíba(UFPB)
Brasil
Submetido em: 23/04/2021
Aceito em: 14/06/2021
Publicado em: 28/10/2021
Licença:
Autor para correspondência: Rayan Aramís de Brito Feitoza
Email: rayanbritof@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0000-0002-1511-839X
Como citar
este artigo:
FEITOZA, Rayan Aramís de Brito; DUARTE, Emeide
Nóbrega. Interface entre a memória organizacional e a gestão do conhecimento:
observações no arquivo do SEBRAE – PB. REBECIN, São Paulo, v. 8, edição especial, p. 01-13, 2021.
DOI: 10.24208/rebecin.v8i.273
RESUMO
Objetiva conhecer a interface entre a
Memória Organizacional e a Gestão do Conhecimento com base nos fundamentos
teóricos e nas observações no arquivo no Serviço de Apoio às Micro e Pequenas
Empresas do estado da Paraíba – Sebrae/PB. A pesquisa caracteriza-se como
bibliográfica e de campo, exploratória de caráter descritivo, com abordagem quali-quantitativa. Adota a técnica de observação
participante com anotações registradas no diário de campo, que serviu como
instrumento de coleta de dados no arquivo da instituição pesquisada, com
análise de cruzamento com a literatura. Os resultados referentes à utilização
dos documentos por espécie e tipologia documental, suas funções para as tomadas
de decisões, as contribuições do arquivo e o comportamento dos sujeitos
permitem concluir que a memória organizacional contribui com o processo de gestão,
compartilhamento e criação de conhecimentos.
Palavras-Chave: Memória Organizacional; Gestão do Conhecimento; Arquivo;
Sebrae/PB.
ABSTRACT
It aims to
understand an interface between Organizational Memory and Knowledge Management
based on theoretical foundations and information in the archive at the Support
Service for Micro and Small Enterprises in the state of Paraíba
- Sebrae / PB. The research stands out as
bibliographic and field, exploratory of a descriptive character, with a
qualitative and quantitative approach. The participant observation technique
was adopted with notes provided in the field diary, which served as an
instrument for data collection in the researched institution's file, with
analysis of crossing with the literature. The results related to the use of
documents by type and documentary typology, their functions for decisions, the
contributions of the archive and the requirements of those obliged to comply
that the organizational memory contributes to the process of management,
sharing and creation of knowledge.
Keywords: Organizational Memory; Knowledge management;
Archive; Sebrae/PB.
RESUMEN
Tiene como objetivo conocer
la interfaz entre la Memoria Organizacional
y la Gestión del Conocimiento
a partir de fundamentos teóricos y observaciones en el archivo del Servicio de Apoyo a las Micro y Pequeñas Empresas del estado de Paraíba - Sebrae/PB. La investigación se caracteriza por ser bibliográfica
y de campo, exploratoria de carácter
descriptivo, con enfoque cuali-cuantitativo. Adopta la técnica de la observación participante con anotaciones registradas en el diario de campo, que sirvió como instrumento de recogida de datos en el archivo de la institución investigada, con análisis cruzados con la bibliografía.
Los resultados sobre el uso de los documentos por especies y tipología documental,
sus funciones para la toma
de decisiones, las aportaciones
del archivo y el comportamiento
de los sujetos permiten concluir que la memoria organizativa contribuye al proceso de gestión, compartición y creación de conocimiento.
Palabras
clave: Memoria organizativa; Gestión del conocimiento; Archivo; Sebrae/PB.
1 INTRODUÇÃO
O arquivo é um espaço
importante para construção da memória nas organizações e gerenciamento do
conhecimento, os grupos de documentos contribuem com a criação e construção do
conhecimento para as tomadas de decisão no âmbito das organizações. No entanto,
apesar de o arquivo auxiliar na construção dessa memória que é construída por
um conjunto de práticas gerenciais, trabalhos que possam conhecer a interface
existente entre a memória no âmbito organizacional e a gestão do conhecimento a
partir de um determinado arquivo ainda são incipientes.
Neste trabalho trazemos à
luz a Memória Organizacional (MO) que funciona como uma ferramenta de processos
de informação na criação e compartilhamento de conhecimentos para os
funcionários de uma empresa e outro importante meio que contribui com as
tomadas de decisão é a Gestão do Conhecimento (GC), que pode ser efetivada em
todos os setores e ambientes de uma organização, tais como: sua estrutura, os
recursos humanos, sua cultura, tecnologias e todas as documentações produzidas e/ou
recebidas. Portanto, todo documento
criado, adquirido e acumulado pelas empresas, no exercício de suas funções é
registrado, sendo assim preservado e constituindo-se como componente para ações
comprobatórias, processo decisório e construção da memória da organização.
O estudo buscou responder
as indagações, a seguir: De que maneira o arquivo se insere na interface entre
a memória organizacional e gestão do conhecimento do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do
estado da Paraíba - Sebrae/PB? Qual o papel desse arquivo enquanto fonte de
memória organizacional e agente da criação do conhecimento nos processos de
tomada de decisão da instituição? Para tanto, o objetivo geral deste trabalho
foi conhecer a interface da Memória Organizacional com a Gestão do Conhecimento
por meio do arquivo do Sebrae/PB.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Toda instituição,
assim formada pelas pessoas, processos, documentos, cultura e conhecimentos
agregados, geram diariamente um conjunto de experiências que podem contribuir
significativamente com a formação de sua memória, podendo aqui ser chamada de
memória organizacional. Nesse contexto, os
documentos de um arquivo podem ser considerados como parte dessa ferramenta,
pois com base na definição de Walsh e Ungson (1991), essa memória organizacional pode ser
definida como as informações que estão armazenadas, com relação à história de
uma organização, e que podem ser utilizadas nos processos de tomada de decisão.
Para Molina e Valentim (2011) a MO é considerada
como uma base de conhecimento em que se registram os conteúdos gerados por um
determinado ambiente e que esses conteúdos estão presentes nos documentos, que
por sua vez, podem ser divididos em tipologias documentais. Quanto
aos documentos e suas funções no âmbito dos arquivos, Nascimento e Valentim
(2012) afirmam que a analogia
entre a Tipologia Documental e o processo de tomada de decisão é uma realidade,
admitindo que as decisões sejam tomadas de forma consciente, resultando em
maior assertividade e menor risco organizacional. No entanto, existe diferença entre o conceito de
documento e documento de arquivo. O primeiro é aquele produzido e/ou recebido
por uma pessoa física no decorrer de sua existência, o outro seria aquele
produzido por uma instituição privada ou pública no decorrer de suas
atividades, constituindo-se um elemento com funções de prova e informação
(BELLOTTO, 2006). A memória das organizações e o conjunto de documentos de
arquivados potencializam ações de compartilhamento de conhecimento entre
colaboradores, institucionalizando a GC.
Quanto à GC, é possível compreender que essa gestão
se dá a partir da distinção do conhecimento tácito e
explícito. O
primeiro, é o conhecimento individual, que é de difícil comunicação, enquanto o
segundo é formal sistemático, que é fácil transmitir aos indivíduos e aos
grupos (NONAKA; TACKEUCHI, 1997). A GC está
ligada ao conhecimento tácito, considerando assim, que o seu foco está ligado
ao conhecimento pessoal, aquele que se encontra na cabeça das pessoas e o
conhecimento explícito, registrado, é fruto das ações da GC.
Davenport e Prusak (1998)
conceituam a gestão do conhecimento como um processo sistemático para
identificar, criar, renovar e aplicar os conhecimentos estratégicos no âmbito
de uma organização que valoriza o conhecimento. De acordo com o modelo de Choo (2003) é considerada organização do conhecimento
aquela que for capaz de integrar os processos de criação de significado,
construção do conhecimento e tomada de decisão. Tenório e Valentim (2016) afirmam que a GC também estuda o comportamento das pessoas em relação à
informação e ao conhecimento, nos ambientes em que são implantados processos de
comunicação, fluxos de informação e de conhecimento, bem como Tecnologias de
Informação e Comunicação (TICs).
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Trata-se de uma pesquisa bibliográfica
e de campo, caracterizada, do ponto de vista do objetivo, como exploratória e
descritiva, com uma abordagem qualitativa e quantitativa. O estudo foi
desenvolvido no arquivo central do Sebrae/PB situada na cidade de João
Pessoa/PB, onde se concentra toda as informações (orgânicas) e os conhecimento
registrados nos documentos das Unidades, Agências Regionais e Setores que
compõem a estrutura organizacional. Para se realizar a coleta dos dados, foi
escolhida a técnica de observação participante com anotações em diário de
campo. Por ocasião das observações in loco, considerando que o
pesquisador/observador realizava estágio na instituição, os sujeitos de
pesquisa em observação, participaram espontaneamente por meio de comentários
sobre as funções dos documentos e o atendimento recebido, os quais foram
considerados nos resultados.
A
operacionalização da pesquisa ocorreu em cinco meses e nesse período
aconteceram 20 empréstimos de documentos com o objetivo de elucidar medidas para
o processo decisório no decorrer das atividades da instituição, sendo também,
20 sujeitos contemplados no estudo. A escolha por esse recorte de tempo se deu
pela necessidade de avançar na pesquisa de Trabalho de Conclusão de Curso do
pesquisador. Inicialmente foi realizada a revisão teórica com os temas bases,
como: arquivo, memória organizacional e gestão do conhecimento. A análise de
dados foi realizada por meio do cruzamento da literatura com os dados expostos nos
resultados.
4 RESULTADOS E DISCUSSÃO
A utilização da informação deve gerar mudanças no estado de
conhecimento ou na capacidade de agir de cada gestor (CHOO, 2003), e para usar
as informações foi constatado que durante o período de observação no Arquivo do
Sebrae/PB, as pessoas consultam os documentos com frequência, como segue a
demonstração de acordo com as demandas das unidades da instituição.
Gráfico 1 – Frequência de
empréstimos de documentos por unidade
Fonte: Dados da pesquisa.
De acordo com
esses dados expostos do Gráfico 1, observamos que as unidades que compõem a
administração do Sebrae/PB recorrem ao arquivo frequentemente. Em um total de
20 documentos considerados a partir do gráfico anterior, por porcentagem (%),
as unidades com maior incidência na busca de documentos no período da pesquisa
ficando por ordem decrescente, foram: (UGF) aparece com 30% das demandas dos
documentos; em seguida, a (UGP) com 25%; os 15% das demandas, ficaram por conta
da (UAUD); a (UGAL). A busca por documento com vistas a adquirir conhecimento
útil para a organização, nos faz concordar com Tenório e Valentim (2016) quando
afirmam a precisão de selecionar informações que possam de fato propiciar um
diferencial para a organização, gerando assim conhecimento útil de modo a
subsidiar os sujeitos organizacionais para a tomada de decisão.
Dentre os 20 documentos
solicitados, observamos que a espécie Nota Fiscal foi a mais procurada com 27%;
em segundo, os Contratos aparecem com 18%; as Listas, Processos e Duplicatas com
9% e a Certidão, Resolução, Recibo, Registros, Vales e Fotos com 5%. Essas
espécies e as tipologias rememoram a memória organizacional que é considerada
como uma base de conhecimento em que se registram os conteúdos gerados e que
esses estão presentes nos documentos, que por sua vez, podem ser divididos em
tipologias documentais (MOLINA; VALENTIM, 2015).
Entre os desafios dos
profissionais da informação está o
conhecimento sobre as contribuições que o arquivo pode oferecer à instituição,
na perspectiva de notar como o arquivo pode subsidiar o processo decisório para
a formação da memória organizacional junto à gestão e criação do conhecimento.
O Quadro 1 aborda as funcionalidades em que o documento se enquadra nesse contexto, como também o
comportamento dos usuários que buscam as informações no arquivo com vistas a
descobrir até que ponto os serviços do arquivo podem contribuir nas atividades
do Sebrae/PB.
|
Quadro 1 – Função do
documento para tomada de decisão |
|
|
SUJ.01 |
Servir como documento comprobatório para
auditoria interna. |
|
SUJ.02 |
Comprovação de pagamento à empresa
fornecedora. |
|
SUJ.03 |
Comprovação de pagamento. |
|
SUJ.04 |
Consulta para ter conhecimento da resolução
e decidir quais procedimentos serão feitos a partir dessa revogação. |
|
SUJ.05 |
Empréstimos desse documento para comprovar
se, de fato, o tal indivíduo estagiou na instituição e por qual período. |
|
SUJ.06 |
Empréstimo de documento com intuito de comprovação
para fins de aposentadoria. |
|
SUJ.07 |
Pedido feito para comprovar pagamento de 13º
salário de um determinado colaborador. |
|
SUJ.08 |
Reprodução (xerox) da duplicata para comprovar
pagamento de imposto. |
|
SUJ.09 |
Solicitação para comparar documento com livro
diário anual do ano de 2015, com vistas a comprovar pagamento. |
|
SUJ.10 |
Empréstimo de documento para fins comprobatórios. |
|
SUJ.11 |
Servir como comprovação de contrato e
consultar cláusulas para tomar decisão. |
|
SUJ.12 |
Empréstimo de documento para fins comprobatórios. |
|
SUJ.13 |
Verificar contratação de cliente, para fins de conhecer
a temporalidade de contratação. |
|
SUJ.14 |
- |
|
SUJ.15 |
Buscar informações com vistas a
complementação de elaboração de outra nota fiscal. |
|
SUJ.16 |
Empréstimo de documento para fins comprobatórios. |
|
SUJ.17 |
Tomar decisão de ressarcir por auxílio de
benefício. |
|
SUJ.18 |
Solicitação feita com o intuito de tomar decisão
sobre determinado assunto. |
|
SUJ.19 |
Empréstimo de foto de ex-colaborador, para comprovar
se o mesmo estaria ou não em um evento importante da
instituição nos anos 1990. |
|
SUJ.20 |
Pedido de lista de frequência de alunos que
participaram de cursos promovidos pela instituição, para comprovar se
a pessoa que solicitou declaração participou dos dias do determinado curso. |
Fonte:
Dados da pesquisa.
Em sua maioria, muitas
questões se voltam como ato de comprovação, ou seja, de servir como documentos
comprobatórios no processo de decisão. Seja para comprovar pagamentos, ou até
mesmo para remeter alguma decisão com base no passado, como foi o caso de um
dos sujeitos ao solicitar um documento iconográfico no qual retomaria a um
evento passado, que foi registrado e que atualmente se faz presente no acervo
da memória da instituição.
A Figura 1 ilustra uma nuvem
de tags que representam o comportamento dos sujeitos
(usuários) que ajudaram a verificar até que ponto os seus serviços se inserem
nas tomadas de decisão do Sebrae/PB. Essa observação corrobora com a visão de
Tenório e Valentim (2016) que a gestão do conhecimento também estuda o
comportamento das pessoas em relação à informação (documentos, tecnologias e
outros) e ao conhecimento (redes, compartilhamento, entre outros) por meio dos
fluxos informacionais.
Figura
1 –
Termos que representam comportamentos dos sujeitos
Fonte:
Dados da pesquisa.
A
palavras em destaque na Figura 1 dão ênfase às ações e às reações dos sujeitos
no momento da devolução do documento consultado, trazendo como enfoque as
contribuições do arquivo ao se inserir no processo de criação do conhecimento e
de tomada de decisão na organização, sendo as mais representativas: a
‘satisfação e o ‘agradecimento’. Por
fim, o arquivo do Sebrae/PB mostra-se como ele se insere nos processos
de Memória Organizacional e Gestão do Conhecimento por meio de documentos de
arquivo que colaboram significativamente com o processo decisório no âmbito
organizacional.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante
dos resultados alcançados a partir dos objetivos propostos para podermos
conhecer a interface entre a Memória Organizacional e a Gestão do Conhecimento
por meio do arquivo, concluímos que este se insere de forma significativa
nesses processos, tendo em vista que essa unidade informacional serve para
auxiliar a memória organizacional da instituição, bem como contribui com o
processo de criação e consequente gestão do conhecimento. Desse modo, podemos
dizer que a memória organizacional tem uma ligação lógica e funcional com a
gestão do conhecimento a partir do arquivo.
O arquivo compõe o capital intelectual
registrado como conhecimento arquivístico da organização para que as pessoas
tomem decisões acertadas, advindas das práticas organizacionais. Consequentemente,
todos os membros da organização precisam ser motivados a valorizar a informação
e o conhecimento, aprender a compartilhá-los, trabalhar em equipe e, assim,
assimilar a cultura propiciada pelo gestor do conhecimento apoiado por um
programa ou repositório de informações arquivísticas ou documentos
arquivísticos. Por fim, a sugestão é que
novas pesquisas sejam realizadas envolvendo a MO e GC na perspectiva dos
arquivos, sejam eles públicos ou privados.
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