Sistema de arquivos em universidades públicas
Archives system in public
universities
Sistemas de archivo
en las universidades
públicas
Lohayne Emerick
Universidade
Federal Fluminense (UFF)
Brasil
Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
Universidade Federal Fluminense (UFF)
Brasil
Submetido em: 23/04/2021
Aceito em: 14/06/2021
Publicado em: 28/10/2021
Licença:
Autor para correspondência: Lohayne Emerick
Email: lohayneemerick@id.uff.br
ORCID:
https://orcid.org/0000-0003-3430-7388
Como citar
este artigo:
EMERICK, Lohayne; SCHMIDT, Clarissa Moreira dos Santos.
Sistema de
arquivos em universidades públicas. REBECIN,
São Paulo, v. 8, edição especial, p. 01-12, 2021. DOI: 10.24208/rebecin.v8i.269
RESUMO
O presente
trabalho é resultado de pesquisa realizada em 2018 e apresentada como
monografia de conclusão do curso de arquivologia na Universidade Federal
Fluminense. Tem como finalidade apresentar a noção de sistema de arquivos no
contexto da gestão de documentos em universidades públicas, tendo em vista a
necessidade de pensar novos modelos para que tal gestão ocorra de forma mais
eficiente e integrada entre todos os setores de uma mesma instituição produtora
de documentos, com um órgão central emanando normas e diretrizes comuns a toda instituição.
Este trabalho inicia com uma breve revisão de literatura acerca dos conceitos
básicos de sistema de arquivos, partindo para a pesquisa documental sobre as
estruturas arquivísticas e os sistemas de arquivos da Universidade de Brasília,
Universidade Federal de Santa Maria e Universidade de São Paulo. Analisamos os arquivos
centrais e sistemas de arquivos das referidas universidades, a respeito dos
objetivos, finalidades, estrutura, instrumentos de gestão e documentos de
apoio. A metodologia utilizada consiste na análise dos sites, normas,
regulamentos, resoluções, anuários estatísticos e outros documentos referentes
às universidades em questão. Os resultados obtidos nesta pesquisa demonstram a
preocupação das universidades com a gestão de seus documentos, sendo estas
pensadas de forma a integrar todos os seus setores produtores e mantenedores de
arquivos.
Palavras-Chave: Arquivologia; Gestão de Documentos; Sistema de Arquivos;
Arquivos Universitários.
ABSTRACT
The present
work is the result of a research carried out in 2018 and presented as a
monograph for the conclusion of the Archival Science course
at Universidade Federal Fluminense. Its purpose is to
present the notion of archives system in the
context of records management in public universities, in view of the need to
think about new models so the records management occurs more efficiently and
integrated way among all sectors of the same record-producing organization,
with a central body emanating standards and guidelines common to the entire organization.
This work begins with a brief literature review on the basic concepts of archives
system, starting with documentary research on archival structures and archives
systems of the Universidade de Brasília, Universidade Federal de Santa Maria and Universidade
de São Paulo. We analyze the central archives and archives systems of these
universities, regarding the objectives, purposes, structure, management tools
and supporting documents. The methodology used consists in the analysis of the
websites, standards, regulations, resolutions, statistical yearbooks and other
documents referring to the universities in question. The results obtained in
this research demonstrate the concern of universities with the management of
their records, which are designed in order to integrate all their producing sectors and archives maintainers.
Keywords: Archival Science; Records Management; Archives system; University Archives.
RESUMEN
El presente trabajo es el resultado de una investigación realizada en 2018 y
presentada como monografía para la
finalización del curso de archivología de la Universidad Federal Fluminense. Su
objetivo es presentar la noción
de sistema de archivos en el contexto de la gestión de documentos en las universidades públicas, ante la
necesidad de pensar en nuevos modelos para que dicha gestión se produzca de forma más
eficiente e integrada entre todos los sectores de una
misma institución productora de documentos, con un órgano central que emita
normas y directrices comunes
a toda la institución. Este
trabajo comienza con una breve revisión
bibliográfica sobre los conceptos básicos de los sistemas de archivo, pasando a la investigación
documental sobre las estructuras
de archivo y los sistemas
de archivo de la Universidad de Brasilia, la Universidad Federal de Santa María y la Universidad
de Sao Paulo. Analizamos los archivos centrales
y los sistemas de archivos
de estas universidades, en cuanto
a los objetivos, propósitos, estructura,
herramientas de gestión y
documentos de apoyo. La metodología
utilizada consiste en el análisis de las páginas web, las normas, los reglamentos, las resoluciones, los anuarios estadísticos y otros
documentos referidos a las universidades en cuestión. Los resultados obtenidos en esta
investigación demuestran la preocupación de las universidades por la gestión de sus documentos, estando éstas
pensadas para integrar a todos sus sectores productores
y mantenedores de archivos.
Palabras clave: Archivología; Gestión de documentos; Sistema de archivos;
Archivos universitarios.
1 INTRODUÇÃO
O presente trabalho é
resultado de uma pesquisa realizada em 2018 e apresentada como monografia de
conclusão de curso de Arquivologia na Universidade Federal Fluminense e tem
como objetivo principal abordar a noção de sistema de arquivos dentro do contexto
da gestão de documentos em universidades públicas, bem como entender o
funcionamento desses sistemas em três universidades específicas: a Universidade
de Brasília (UnB), Universidade de São Paulo (USP) e Universidade Federal de
Santa Maria (UFSM). Justifica-se o recorte devido à complexidade institucional
de uma universidade, por ser dividida em vários campis, institutos e outras
unidades, sendo a documentação produzida de forma extremamente descentralizada,
fazendo com que a Gestão de Documentos nem sempre atenda todos os setores da
instituição.
Quanto à metodologia
utilizou-se de revisão de literatura e pesquisa documental. Ademais, foram
analisados os sites, resoluções, anuários estatísticos, regimentos e outros
documentos dessas universidades e de seus arquivos.
2 SISTEMA DE ARQUIVOS
Sistema de arquivos, no
contexto deste trabalho, pode ser entendido como uma ferramenta para que a
gestão de documentos funcione de forma integrada entre todos os setores de uma
instituição produtora de documentos, padronizando as operações e normalizando
os documentos para que todos sejam produzidos, classificados, avaliados e
armazenados de acordo com os mesmos critérios, sob a forma de um órgão central
que encabeça o sistema, e os órgãos setoriais, utilizando as mesmas normas,
diretrizes e regras.
No contexto da
arquivologia brasileira, pode-se observar a definição apresentada pelo Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE), em que sistema de arquivos é
apresentado como o “conjunto de arquivos que, independentemente da posição que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado
e articulado na persecução de objetivos comuns” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 156).
As discussões sobre
sistema de arquivos se originam na década de 1960 no Brasil, principalmente nas
instituições arquivísticas de administração pública, como o Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR), que, em conjunto com o Sistema de Arquivos da Fundação
Getúlio Vargas, foram os grandes precursores da busca por novas formas de
pensar em Gestão de Documentos e organização de arquivos, o que desencadeou na
criação de diversos sistemas de arquivos em vários tipos instituições,
organizações e empresas.
Diante do exposto, poderá
ser observado a seguir, de maneira sucinta, os principais aspectos dos sistemas
de arquivos da UnB, USP e UFSM, selecionados através de pesquisa documental.
3 SISTEMA DE ARQUIVOS EM UNIVERSIDADES
3.1 UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA
A Universidade de
Brasília (UnB) é uma instituição pública federal de ensino superior integrante
da Fundação Universidade de Brasília (FUB), que foi inaugurada em 21 de abril
de 1962.
Sua estrutura de arquivo
começa a ser pensada a partir dos anos 1980, passando por diversas modificações
ao longo dos anos, que culminam no Arquivo Central (ACE), que é entendido como órgão de
apoio à administração, à memória institucional e ao desenvolvimento científico
e tecnológico, de acordo com os interesses da FUB/UnB. O ACE também é o órgão
responsável por coordenar o Sistema de Arquivos da UnB (SAUnB),
e elaborar e implementar a política arquivística da FUB/UnB.
O SAUnB, foi criado em 29 de dezembro de 2014 pela Resolução do Consuni nº 39 como o
“conjunto, inter-relacionado, de funções e serviços, no âmbito do qual é
implementada a política arquivística institucional” (UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA).
Seus objetivos são:
Favorecer a implementação da política
arquivística da FUB/UnB; Promover a interação das unidades responsáveis pela
produção e acumulação de documentos arquivísticos; Assegurar
as condições de preservação e acesso ao patrimônio documental arquivístico, na
defesa dos interesses da FUB/UnB; e Assegurar o cumprimento de normas e
legislação vigentes relacionadas à área arquivística. (UNIIVERSIDADE DE BRASILIA,
2014, art. 5º).
Integram o Sistema de
Arquivos da FUB/UnB: o Arquivo Central (ACE), a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) e os arquivos setoriais da FUB/UnB.
O ACE é o órgão
responsável por coordenar o SAUnB, e elaborar e
implementar a política arquivística da FUB/UnB.
Seus instrumentos de
apoio para a gestão de documentos são: o manual “Normas para Padronização de
Documentos da Universidade de Brasília”[1]
e o “Manual de Gestão de documentos”[2].
Além disso, utiliza o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, do CONARQ;
e o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das IFES, aprovado pela
Portaria nº 092, de 23 de setembro de 2011, do Ministério da Justiça/Arquivo
Nacional.
3.2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA
A Universidade Federal de
Santa Maria (UFSM) é uma Instituição Federal de Ensino Superior criada em 14 de
dezembro de 1960.
Em relação à sua estrutura
arquivística, em 17 de janeiro de 1990, na 438ª sessão do Conselho
Universitário foi aprovado o projeto de implantação do sistema de arquivos da
UFSM, o qual cria a Divisão de Arquivo Geral, como órgão executivo da
Administração Superior, vinculada à Pró-Reitoria de Administração, e o Sistema
de Arquivos da UFSM. Em 2006 acontece uma reestruturação da Divisão de Arquivo
Geral, visando à maior autonomia nas decisões arquivísticas, à execução de
novas estratégias para a consolidação da Rede de Arquivos Setoriais e melhor
gerenciamento das atividades concernentes às áreas de protocolo, arquivos
setoriais, arquivo permanente e reprografia. A partir de então, a Divisão de
Arquivo Geral passou a denominar-se Departamento de Arquivo Geral (DAG),
constituindo-se na estrutura organizacional da UFSM como órgão suplementar
central.
Seu
sistema de arquivos, contudo, é normatizado apenas em 2012 com a Resolução n.
009/2012 da UFSM, que define Sistema de Arquivos como:
O conjunto de arquivos da Universidade cujas políticas,
diretrizes e métodos ocorrem de modo integrado, a fim de garantir a gestão
unificada e padronizada dos documentos arquivísticos. (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA
MARIA, 2012, art. 2º).
Seus
objetivos são:
I –
desenvolver e implementar as políticas de gestão arquivística na UFSM; II –
promover, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo,
resguardado os aspectos de sigilo e restrições administrativas ou legais; III –
integrar as unidades/subunidades da UFSM nas diferentes fases da gestão
documental; IV – constituir e preservar o patrimônio documental da UFSM,
servindo como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica; V
– racionalizar a produção dos documentos institucionais; VI – promover a
eficiência e a transparência administrativa; e VII – reduzir os custos
operacionais de gestão e armazenamento da documentação arquivística. (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, 2012, art. 3º).
É constituído pela
integração do DAQ como órgão central do sistema, os arquivos setoriais como
órgãos responsáveis pela gestãodos arquivos correntes e intermediários das
unidades/subunidades quecompõem a UFSM e a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD) como órgão de assessoramento.
Em relação à gestão de
documentos, o DAQ utiliza o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio,
do CONARQ; e o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das IFES, aprovado pela
Portaria nº 092, de 23 de setembro de 2011, do Ministério da Justiça/Arquivo
Nacional.
Possui ainda o Manual de
normas e procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de
protocolo na UFSM[3],
que visa “disciplinar, uniformizar e orientar asunidades e subunidades quanto
aos procedimentos gerais dasatividades de protocolo” (DEPARTAMENTO DE ARQUIVO
GERAL, 2017, p. 8).
3.3 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
A Universidade de São Paulo (USP) é uma
universidade pública mantida pelo poder executivo estadual de São Paulo e
ligada à Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência, Tecnologia e Inovação
(SDECTI). Foi criada em 1934 com a união de várias faculdades independentes do
estado de São Paulo.
Em
relação à sua estrutura arquivística, foi criado em novembro de 1997 o Sistema
de Arquivos da Universidade de São Paulo (SAUSP), que surgiu de um projeto
formulado em 1995 sobre a importância dos arquivos como suporte básico para a
eficiência das diferentes ações da Universidade. Curiosamente é possível
observar que a criação do sistema de arquivos dessa universidade é primária à
criação de seu Arquivo Geral (AG-USP), que é criado somente em 2005 como “órgão
de estrutura, que executa ações voltadas para os documentos permanentes sob sua
custódia, além de sediar e promover atividades do SAUSP e emanar diretrizes
sobre gestão de documentos da Universidade” (ARQUIVO GERAL DA USP). O AG-USP encontra-se
vinculado à Coordenadoria de Administração Geral – CODAGE, dentro da estrutura
organizacional da USP.
O SAUSP tem por
finalidade:
A administração da produção arquivística
da Universidade, desde a geração ou recepção dos documentos por órgãos ou
agentes da USP até o seu destino final, com ênfase na
preservação, compartilhamento e disseminação das informações geradas pelas
relações internas e externas da instituição. (UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO, 2008, art.
1º).
Sua
estrutura compreende: “I – Órgão Central; II – Órgãos Setoriais; III – Conselho
Diretivo” (UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO, 2008, art. 2º).
O SAUSP é regido por três
instrumentos de gestão: o Plano de Classificação das Atividades da USP, a
Tabela de Temporalidade dos Documentos da USP (TTD) e o Glossário de
Espécies/Formatos e Tipos Documentais da USP. Ambos foram elaborados em 1997 e
estão em vigor até hoje, passando apenas por atualizações.
Possui, ainda, o “Manual de
Gestão Documental: Procedimentos de Protocolo”[4],
datado de 2010, o “Manual de Conservação Preventiva de Documentos”[5],
o “Manual de Recolhimento de Documentos do Arquivo Geral da USP”[6]
e o “Manual de Eliminação”[7]
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo deste trabalho
foi refletir acerca do conceito de sistema de arquivos e apresentar as
experiências dos sistemas de arquivos de três diferentes universidades públicas.
Os resultados obtidos
nesta pesquisa demonstram a preocupação das universidades em entender que é
possível alcançar níveis mais elevados em relação a gestão de seus documentos
quando esta é pensada de forma a integrar todos os seus setores produtores e
mantenedores de arquivos.
Diante do exposto,
ressalta-se aqui a necessidade de suscitar reflexões acerca da temática de
sistema de arquivos que ainda é tão pouco conhecida, alvo de inúmeras dúvidas e
questionamentos, mas muito tem a contribuir com a gestão de documentos.
REFERÊNCIAS
ARQUIVO GERAL DA USP. Histórico. Disponível em: https://sites.usp.br/arquivogeral/?page_id=307.
Acesso em: 19 abr. 2021.
ARQUIVO
NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. p.27-100. (Publicações técnicas, 51).
DEPARTAMENTO
DE ARQUIVO GERAL. Manual de normas e procedimentos gerais para o desenvolvimento
das atividades de protocolo na UFSM. Santa Maria, RS, 2017. Disponível
em: https://www.ufsm.br/app/uploads/sites/400/2018/10/Manual_Protocolo_2017-1.pdf.
Acesso em: 19 abr. 2021.
UNIVERSIDADE
DE BRASÍLIA. Resolução do Conselho Universitário N.0039/2014. Brasília,
2014. Disponível em:
http://www.arquivocentral.unb.br/images/documentos/Resolucao_criacao_saunb_29dez2014.pdf.
Acesso em: 19 abr. 2021.
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Portaria GR nº 3989, de
26 de maio de 2008. Disponível em: http://www.leginf.usp.br/?portaria=portaria-gr-no-3989-26-de-maio-de-2008.
Acesso em: 19 abr. 2021.
UNIVERSIDADE
FEDERAL DE SANTA MARIA. Resolução N. 009 de 02 de maio de 2012.
Disponível em: https://portal.ufsm.br/documentos/publico/documento.html?id=5253134.
Acesso em: 19 abr. 2021.