O contexto
da política de indexação em arquivo permanente: um estudo de observação
participante da prática profissional de arquivistas
The context of the
archives indexation policy: a study of participant observation in the
professional practice of archivists
El contexto de la política de indización en los archivos permanentes: un estudio de observación participante sobre la práctica profesional de los archiveros
Jacqueline Nakagawa
Universidade Estadual Paulista – UNESP
Brasil
Mariângela Fujita
Universidade Estadual Paulista – UNESP
Brasil
Submetido em: 23/04/2021
Aceito em: 14/06/2021
Publicado em: 28/10/2021
Licença:
Autor para correspondência: Jacqueline Nakagawa
Email: jacquelinenakagawa@gmail.com
ORCID: https:orcid.br/0000-0002-0727-4421
Como citar este artigo:
NAKAGAWA, Jacqueline; FUJITA, Mariângela. O contexto
da política de indexação em arquivo permanente: um estudo de observação
participante da prática profissional de arquivistas. REBECIN, São Paulo, v. 8, edição especial, p. 01-12, 2021.
DOI: 10.24208/rebecin.v8i.265.
RESUMO
A política de indexação é constituída por diretrizes para
tomada de decisão pelo profissional indexador que visam a padronização e
sistematização do processo de representação temática da informação de
documentos, tema pouco explorado no cenário dos arquivos permanentes. Com o
objetivo de identificar e caracterizar a política de indexação em arquivos
permanentes foi realizado estudo de observação participante no Centro de
Documentação e Memória da Unesp (CEDEM) com aplicação de três técnicas de
coleta de dados: questionário adaptado das bibliotecas para os arquivos
permanentes, entrevista e a técnica introspectiva do protocolo verbal. Os
resultados obtidos das coletas de dados revelam que a falta de manual ou
roteiro de procedimentos de uma política de indexação, pode acarretar
em falta de padrões que facilitem a atividade do profissional atuante em
um arquivo permanente. Conclui-se que existe carência de estudos em torno da
política de indexação em arquivos permanentes, e dessa forma, dificulta a
atividade do profissional de indexação/descrição temática. No caso do CEDEM
seria imprescindível para garantir melhor resultado na
recuperação da informação, devido ao baixo número de pessoas dedicadas a essa
atividade.
Palavras-chave:
Política
de indexação. Arquivo permanente. Observação participante
ABSTRACT
The indexing policy consists of guidelines for
decision-making by the indexing professional that aim to standardize and
systematize the process of thematic representation of document information, a
topic that is little explored in the permanent archives scenario. In order to
identify and characterize the indexing policy in permanent archives, a
participant observation study was carried out at the Unesp
Documentation and Memory Center (CEDEM) with the application of three data
collection techniques: questionnaire adapted from libraries to permanent
archives, interview and the introspective technique of the verbal protocol. The
results obtained from data collection reveal that the lack of a manual or
script of procedures for an indexing policy can lead to a lack of standards
that facilitate the activity of the professional working in a permanent file.
It is concluded that there is a lack of studies on the policy of indexing in
permanent files, and thus, hinders the activity of the professional
indexing/thematic description. In the case of CEDEM, it would be essential to
ensure a better result in information retrieval, due to the low number of
people dedicated to this activity.
Keywords:
Indexing policy; Archives;
Participant observation.
RESUMEN
La política de indexación está constituida por directivas para la toma de decisiones por parte del profesional indexador que visan la padronización y sistematización del proceso de representación temática de la información de documentos, tema poco explorado en el ámbito de los archivos permanentes. Para identificar y caracterizar la política de indización en los archivos permanentes se realizó un estudio de observación participante en el Centro de Documentação e Memória da Unesp (CEDEM) con la aplicación
de tres técnicas de recogida de datos: cuestionario adaptado de las bibliotecas a los archivos permanentes, entrevista y la técnica introspectiva de protocolo verbal. Los resultados obtenidos de la recogida de datos revelan que la falta de un manual o guión de procedimientos de una política de
indexación, puede llevar a una falta de normas que faciliten la actividad del profesional que actúa en un archivo
permanente. Se concluye que
faltan estudios sobre la política de indización en los archivos permanentes, lo que dificulta la actividad del profesional de la indización/descripción temática. En el caso del CEDEM, sería fundamental garantizar mejores resultados en la recuperación de información, debido al escaso número de personas dedicadas a esta
actividad.
Palabras
clave: Política de indexación. Archivo permanente. Observación de los participantes.
1 INTRODUÇÃO
O estudo de política de indexação a
partir da integração com a realidade profissional do arquivista e por meio de
análise do contexto em que se encontra a indexação em arquivos permanentes é
importante para visualizar a formulação de política de indexação que subsidie a
atividade do profissional.
O objetivo desta pesquisa é
identificar e caracterizar a política de indexação em arquivos permanentes com
base em parâmetro teórico e metodológico aplicado em bibliotecas (FUJITA, 2012)
para estabelecer uma aproximação da política de indexação no contexto dos
arquivos permanentes.
Para isso, foi realizada observação
participante com arquivistas do arquivo permanente do Centro de Documentação e
Memória da UNESP (CEDEM) mediante aplicação de questionário adaptado das
bibliotecas para os arquivos permanentes e técnica introspectiva do protocolo
verbal.
2 POLÍTICA DE
INDEXAÇÃO NO CONTEXTO DE PRÁTICA PROFISSIONAL DE ARQUIVO PERMANENTE
Para auxiliar o processo de indexação,
assegurando que a informação chegue ao usuário de forma precisa e eficiente, as
políticas de indexação servem como guia para tomada de decisões, bem como para
averiguar a atividade dos indexadores que atuam nas bibliotecas e na formulação
dos manuais das mesmas.
Fujita e Gil Leiva
(2009), ressaltam a importância da política de indexação em Sistema de
Recuperação da Informação, pois ela visa a gestão da informação registrada,
dando visibilidade na recuperação, além de definir padrões de cultura
organizacional que sejam coerentes com a demanda da comunidade institucional
interna e externa.
De acordo com
Carneiro (1985, p. 221), uma política de indexação:
[...] deve servir como um guia para tomada de decisões, deve
levar em conta os seguintes fatores: a) características e objetivos da
organização, determinantes do tipo de serviço a ser oferecido; b) identificação
dos usuários, para atendimento de suas necessidades de informação; c) recursos
humanos, materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema
de recuperação de informações (CARNEIRO, 1985, p. 221).
Rubi (2004, p. 16)
traz a política de indexação como “uma decisão administrativa indispensável a
um SRI, pois somente depois de seu estabelecimento é que o sistema em questão
poderá definir suas características principais”.
Portanto, a indexação de assuntos, é
a metodologia utilizada focando a busca do usuário por meio de termos
selecionados de acordo com o conteúdo dos documentos. Esses termos são
escolhidos pelo profissional atuante nas unidades de informação, seja ela um
arquivo, biblioteca ou centro de memória. A descrição de documentos visa a
descrição da forma e do conteúdo presente dentro dos arquivos. De um modo
geral, dentro da arquivologia, a indexação está relacionada com a descrição.
Para Costa Pinto (2016), em um
arquivo, as escolhas tomadas em relação à recuperação da informação, tem por
objetivo a revocação (quantidade de documentos
recuperados) e a precisão (quantidades de documentos úteis recuperados). A
definição desses fatores leva à criação de uma política de indexação responsável
por normalizar os processos de descrição de conteúdo em uma instituição.
Ressalte-se que para a indexação ser
efetivada de forma mais apropriada nos documentos de arquivo, o profissional
indexador deve analisar o documento como parte do fundo e como um organismo
independente. Costa Pinto (2016), considera que a história
administrativa/biografia, história arquivística, título, âmbito e conteúdo,
sistema de arranjo e notas são informações a serem analisadas para a realização
da indexação nos arquivos permanentes.
Além disso, Fujita e Rodrigues
(2019), consideram que por mais que o tratamento pela indexação seja uma
atividade intermediária, e, raramente notada, a sua sistematização e controle
faz toda a diferença para quem utiliza o sistema de recuperação da informação
devido sua rapidez, precisão e revocação no momento
da recuperação da informação.
Para que a indexação seja efetivada
de forma mais apropriada nos documentos de arquivo, é essencial salientarmos
que o profissional indexador deve analisar o documento como parte do fundo e
como um organismo independente. Além do mais, Costa Pinto (2016), expõe a
história administrativa/biografia, história arquivística, título, âmbito e
conteúdo, sistema de arranjo e notas como as informações que devem ser
analisadas para a realização da indexação nos arquivos permanentes.
3 A OBSERVAÇÃO PARTICIPANTE EM ARQUIVO PERMANENTE:
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Com o objetivo de identificar e
caracterizar a política de indexação em arquivos permanentes foi aplicada a
metodologia de observação participante no Centro de Documentação e Memória da
UNESP (CEDEM). O CEDEM é uma instituição de custódia e guarda permanente de
acervos que disponibiliza para seus usuários os fundos documentais sobre
movimentos sociais da história política do Brasil. São acervos ricos em
informação sobre a época da ditadura e documentos únicos que estão
disponibilizados para o público de forma geral.
A observação participante
proporciona conhecimento mútuo tanto da parte do pesquisador, como do grupo
pesquisado, fornecendo para as duas mudanças durante a realização da pesquisa
favorecendo ambas as partes.
Neste projeto a observação
participante foi realizada com um profissional dentro de um arquivo durante o
processo de indexação. Foram aplicadas
três técnicas de coleta de dados, o questionário, a entrevista e o Protocolo
Verbal incluídas no roteiro da observação participante, conforme Quadro 1,
adaptado de Santos (2014):
Quadro
1 - Procedimentos da observação
participante
|
Passos |
Descrição dos procedimentos |
|
1.
Primeiro passo |
Primeiras
observações - conversa com o indexador. Coleta de manuais e documentos
correlatos para análise. |
|
2.
Segundo passo |
Aplicação
do método do Protocolo Verbal na Observação Participante do processo de
indexação/descrição temática de um documento. |
|
3.
Terceiro passo |
Elaborar
questões baseadas nas respostas do questionário: entrevista com o catalogador
para discutir a prática de indexação a partir da execução da política de
indexação com base no questionário, na documentação e na observação (elaborar
questões a partir do questionário, da documentação e da observação). |
|
4.
Quarto passo |
Coleta
de informações com demais funcionários: ● Teve contato com algum manual ou roteiro de
procedimentos? ● Como vê a
atividade de indexação/descrição temática na instituição? ● Conhece a
missão/visão/valores da instituição? ● Recebeu algum treinamento ao iniciar na
função? |
Fonte: Adaptado de
Santos (2014)
O questionário utilizado foi
elaborado por Fujita (2010) dispõe de cinco categorias e um total de vinte
perguntas: Dados Gerais da Instituição (1, 2, 3, 4, 5, 6); Prática da Indexação
ou Catalogação de Assuntos (7, 7.1, 8, 9, 10); Qualidade da Indexação (11, 12,
13, 14, 15); Ferramentas para a Indexação ou Catalogação de Assuntos (16, 17 e
18); e Avaliação da indexação ou Catalogação de Assuntos (19 e 20).
O Protocolo Verbal é uma técnica
introspectiva de coleta de dados que consiste na gravação da verbalização dos
pensamentos do profissional durante o processo de indexação/catalogação.
Essa metodologia aborda
procedimentos necessários para a aplicação conforme Fujita, Nardi
e Fagundes (2003, p.143): procedimentos anteriores à aplicação do Protocolo
verbal: seleção do texto-base, seleção do sujeito, conversa informal com o
sujeito, familiarização com a tarefa do "Think Aloud" ("Pensar Alto");
procedimentos durante a aplicação do Protocolo Verbal: gravação do "Pensar
Alto" durante a leitura; e procedimentos após a aplicação do Protocolo
Verbal: entrevista retrospectiva (opcional), transcrições literais das
gravações.
4
RESULTADOS E DISCUSSÃO
Inicialmente, a
observação participante analisou informações da coleta de manuais e documentos
correlatos no CEDEM. Antes da aplicação da técnica do Protocolo verbal, o
pesquisador conversa com o arquivista e coleta os materiais necessários. De
acordo com a arquivista, não existe manual de política de indexação, manual ou
roteiro de procedimentos que padronize a atividade de indexação/catalogação de
assuntos. Seguindo a metodologia proposta, era necessária uma análise com
manual de política de indexação ou roteiro de procedimentos, mas o CEDEM não
possui nenhum dos dois. Isso confirma que os padrões para a indexação/descrição
temática não foram estabelecidos pela instituição.
Com a aplicação do questionário foi possível verificar que
existe a atividade de indexação/descrição temática, mas os padrões necessários
para a realização da atividade não foram elaborados, o que pode tornar a busca
do usuário inconsistente. De acordo com
as respostas do questionário, foi possível visualizar que o CEDEM não possui um
manual ou roteiro de procedimentos para a indexação/descrição temática, e por
isso, a atividade acaba se tornando pouco consistente. Além disso, os
profissionais não receberam cursos ao iniciarem a função e nem recebem cursos
para formação contínua.
Na análise do protocolo verbal, foi
possível observar que o profissional se atentou aos termos/descritores no
momento da leitura do documento. Essa prática é comum, mas o documento escolhido
pelo profissional continha 74 páginas, não sendo possível a leitura do
documento por inteiro, o que seria rotineiro no cotidiano do arquivo
permanente.
No geral, as duas funcionárias entrevistadas sabem a
importância da indexação/descrição temática, mas não existem padrões
estabelecidos que os ajudem. Um dos grandes problemas constatados durante a
coleta de dados foi o número escasso de profissionais, acarretando sobrecarga
de atividades, por isso, uma menor atenção à tarefa de indexação/descrição temática.
Outro problema também detectado, foi na entrevista com outro funcionário da
instituição, em que relata não saber mais qual a missão, visão e valores da
instituição, pois se mantiveram as mesmas desde a criação do CEDEM e os
objetivos da instituição mudaram com o passar dos anos, porém, a missão, visão
e valores não acompanharam o desenvolvimento e mudanças ocorridas.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considera-se, a partir do exposto,
que a política de indexação é importante em meio arquivístico, possibilitando
maior busca por assunto nas informações. É possível constatar que ainda faltam
estudos mais aprofundados entre as áreas, agregando o que for possível e
alterando o que for necessário.
É possível visualizar que existe a
atividade de indexação/descrição temática dentro dos arquivos permanentes, mas
a política de indexação não é uma tarefa fácil e é necessário uma equipe
engajada para solucionar os problemas relacionados à indexação/descrição
temática. Entretanto, como apontado na análise dos resultados, o CEDEM possui
um número reduzido de profissionais que são sobrecarregados porque realizam
atividades diversas. Esse é um problema crônico de arquivos e bibliotecas e,
por outro lado, um motivo para que a sistematização e padronização dos
procedimentos de indexação sejam realizados na forma de uma política de
indexação que reflita a realidade arquivística.
REFERÊNCIAS
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M. V. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v.
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VIEIRA, T. O. (org.). Ampliando a
discussão em torno de documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e
musicais. Salvador: Edufba, 2016. p. 137-145.
FUJITA, M.
S. L. A política de indexação para representação e recuperação da informação. In: GIL LEIVA, I.; FUJITA, M. S. L.
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Paulo; Marília: Cultura Acadêmica; Oficina Universitária, 2012, p. 17-30.
FUJITA,
M. S. L.; GIL LEIVA, I. Políticas de
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2009.
FUJITA, M. S. L. Política de indexação para bibliotecas. Marília: UNESP; CNPq,
2010. (Projeto de Pesquisa).
FUJITA,
M. S. L.; NARDI, M. I. A.; FAGUNDES, S. A. A observação da leitura documentária
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na perspectiva da ciência da informação. Brasília: Thesaurus, 2003. p.
141-178. (Estudos avançados em ciência da informação, v. 2).
FUJITA, M. S. L.; RODRIGUEZ, S. T.
Política de indexação no contexto da política arquivística de preservação
digital do Centro de Documentação e Memória da UNESP - CEDEM. PragMATIZES - Revista Latino Americana de Estudos em
Cultura, Niterói, v. 16, p. 91-110, 2019. Disponível em:
https://doi.org/10.22409/pragmatizes.v0i16.27982. Acesso em: 10 mar. 2021.
RUBI, M. P. A política de indexação na perspectiva do conhecimento organizacional.
2004. 135f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de
Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, 2004.
SANTOS, N. S. Política de indexação para bibliotecas: relatório. Marília:
Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, 2014. Bolsa
do Conselho Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico CNPq.